江阴帮[ 江阴帮导读 ] 商业模式变革、资本市场动荡的年代，办会、跑会现场越发严重，甚至同一天同一个细分O2O领域在同一个城市可出现多达五场以上的线下活动，未来这种现象还将继续。对于办会，我经验不足，只是记住了八字口诀：外松内紧，忙而不乱。
写在前面
商业模式变革、资本市场动荡的年代，办会、跑会现场越发严重，甚至同一天同一个细分O2O领域在同一个城市可出现多达五场以上的线下活动，未来这种现象还将继续。对于办会，我经验不足，只是记住了八字口诀：外松内紧，忙而不乱。
写这篇文章，主要是想借助第一次作为沙龙主办方的组织者分享一下自己的所见所闻及亲身感受，以沙龙流程为线索指出需要特别注意处、活动前期准备、中期宣传、现场把控、后期宣传以及礼仪服务、细节把握、如何提高所有人的满意值、应急措施和问题总结等，以求自我反思，与众办会者和参会者共勉。
正文
XX网垂直沙龙第三期——互联网+下，餐饮行业洞察已于2015年9月1日闭幕，这一天XX网创始人黄渊普（人称“普哥”）现场宣布研究院正式成立，作为主持人的我收到嘉宾、观众、同事及合作伙伴的反馈多数是肯定的，表示期待XX的第四期垂直沙龙，如此看来餐饮沙龙整体还算圆满。
当然，如果该场互联网+活动仅以一个沙龙界定的话，还是勉强可打80分。
八十分的互联网+餐饮沙龙，我和XX的小伙伴在沙龙整个流程方面都做了些什么？
一：活动报名页面上线前
第一步：确定举办餐饮沙龙时间。8月16日晚间，我25岁生日的第二天（周日）接到通知于9月1日举办餐饮O2O沙龙，并担任全场主持人和圆桌论坛的互动主持人，规模超过100人，沙龙当天将对外宣布XX网成立研究院。
注意事项：明白沙龙举办目的；明确活动准备时间有两周；不因研究院的事情而分心。
第二步：确认X位嘉宾名单。一般活动分大型峰会、中型论坛、小型沙龙及大小不等的发布会、媒体见面会及私享会等，而有观众参与的O2O沙龙，嘉宾数量一般在1到6位之间。所以，8月17日需确认6位嘉宾的拟邀名单，其中确保60%以上嘉宾出席。
注意事项：因垂直领域沙龙的循环性可一次性列出该领域所有可拟邀的嘉宾，并形成表单；根据活动大概风格及主题选定拟邀嘉宾数量需超过确定邀请嘉宾数量的一倍，即12位，因为嘉宾因为各种是由有极大不确定性，并同时发出6位嘉宾邀请函，待确定回复后及时与对方确认需要现场演讲做PPT及圆桌论坛；最终看反馈程度酌情向另外6位嘉宾发出邀请函；嘉宾质量决定后续报名数量。
第三步：确定沙龙具体主题。确定沙龙主题的时间与邀请嘉宾的时间其实是同步的。
注意事项：确定主题前可先列出几个主题，征集周围人意见，最终拍板；需要考虑的是沙龙主题是行业泛主题还是细分领域的某个环节，即讨论行业还是讨论某个问题。
第四步：确定每个嘉宾主题。嘉宾的主题质量决定其现场干货，直接影响观众参会体验。找有经验的人讨论嘉宾主题，根据嘉宾开放程度及沙龙整体主题制定，并第一时间告知嘉宾演讲主题及强调需要准备PPT及尺寸（16:9或4:3等），等对方确认后，纳入备忘录。
注意事项：嘉宾极有可能对演讲主题有异意或更好的建议，可酌情讨论甚至调换但不宜违背最初订好的主题线路，打翻重来。
第五步：给既定嘉宾建群。这个环节可发生在确定完嘉宾后或活动开始的前两天，前期建群的目的是节约沟通成本，但弊端是前期嘉宾变动大会影响其他嘉宾的确定性；活动开始前建群的目的是最后的关头让嘉宾互相督促和监督，同样节约最终沟通成本，方便嘉宾在活动开始前就已建立联系。个人倾向于后建群。
注意事项：建群时把企业负责人拉人群中，效率会高很多；建群后统一告知嘉宾沙龙地点、活动议程和到场时间等细节问题。
第六步：拿到所有嘉宾照片。这一步是为活动上线报名通道做准备。
注意事项：要求嘉宾照片为高清、个人、正脸、帅气/漂亮照片，同时留下自己的邮箱。
第七步：撰写活动上线宣传稿。沙龙宣布稿的撰写其实是门学问。餐饮沙龙上线当天时七夕节的前一个夜晚8月21日，比预期的8月19日上线晚了两天。第一版撰写的宣传稿是一篇名为《求认领，一张互联网+餐饮沙龙的女票！》，另一篇的标题为《XX垂直沙龙第三期：互联网+下，餐饮行业洞察》，经过XX网强大的90后团队投票一致决定选择前者。
注意事项：俏皮和严谨的度需要拿捏，当第一版沙龙宣传文发布后，询问女票在哪女票是谁的有意向者超过咨询沙龙本身，报名并不理想，一周后，活动标题改为后者简单粗暴式硬广。
第八步：上线沙龙报名页面。上线报名页面一般市场部（陈泓辰）完成，但这次由于第一次尝试，想亲历整个过程，所以该环节由自己完成，收获确实很大。
注意事项：活动上线前需要技术部（侯乃斌）已完成沙龙主题图片的设计，以及480X320、660X360、以及主题页面尺寸的三张图片，并在活动页面找准嘉宾、协办方及媒体支持的窗口；把提前要到的嘉宾图片（正方形，尺寸不作要求）和支持单位的LOGO（180X80）上传并归类；上传过程中注意剪裁嘉宾图片时尽量头顶部位略留约5毫米空白，等上传后嘉宾头像高度一致；图片高清无需处理背景色，PS抠图换成纯白纯灰易弄巧成拙。
二：活动报名页面上线后，活动正式开始前
第九步：沙龙推广。活动上线后剩下的就是推广工作，在把控观众报名质量及通道的情况下，方式方法可视领域和个人资源而定。一般可操作的步骤有七步：
宣传第一轮，发到公司群求所有同事转发朋友圈并@相关行业人；
宣传第二轮，给同事一些红包预算可根据行业发到质量不错的群里求转发朋友圈；
宣布第三轮，在网站的固定位置或每天将活动文章手动置顶（需要和内容部负责人郭广和技术部负责人王彬报备沟通）带动自然流量；
宣传第四轮，寻找相关行业朋友群与其谈合作，合作形式视情况而定，扩大沙龙影响力及XX知名度；
宣传第五轮，外部和周边资源用的差不多时该靠自己了，平时养成为朋友圈好友设置标签和备注的习惯，每天早晚两次转发活动到朋友圈@到相关人，因为朋友圈人数多达几千人时消息曝光率低需要特别提醒求转发；
宣传第六步，如此坚持五天左右，每次@10个人，一天两次共100人转化率可达30%以上，可通过活动行、微链、QQ群、豆瓣、微博、知乎等渠道推广沙龙，效果不佳但可扩大XX网知名度；
宣传第七步，这一步不建议使用，会严重消耗自身朋友粘性，即群发活动求转发。
注意事项：宣传过程中，人数会有30、50、70、100、110、120……不同阶段的增幅，若举办100人的活动，当报名人数达到50—60人时即不成问题，原因是可求助已报名者。
第十步：加已报名观众并拉群。在为参会者拉群时需表示感谢，并攀谈几句，了解其报名渠道以及感兴趣的话题和嘉宾，并求转发活动到相关群和朋友圈，一般参加活动者不会拒绝。
注意事项：由于小型沙龙只为嘉宾打印议程，群内观众无纸质议程，需在沙龙观众群轮番发布沙龙议程，但还是有绝大多数人看不到；另外需在群里随时踢出未购票进去的欲参会者并随时回答群友的问题，比如活动地址、时间、嘉宾、周围饭馆等问题；对外地参会者可酌情特殊照顾。
第十一步：联系活动媒体和后续报道媒体。小型沙龙无车马费邀请媒体报道有难度，但可免费友情邀请媒体朋友参会，争取对方发稿，最有效的方式为谈合作（市场部徐青任重道远）。
注意事项：宁缺毋滥，寻找有实力的合作方，首先需要有诚意，XX网必须掌握主动权。
第十三步：嘉宾PPT索要。沙龙举办前，总会遇到不想照PPT演讲的嘉宾，尽量劝其制作PPT，并在活动前两天设为最终索要PPT日期，也总有嘉宾会拖到最后一天给PPT，索性这次餐饮沙龙并未遇到，要反复与嘉宾沟通，语气要客气但需引起对方重视，自己注意方式方法。
注意事项：在与嘉宾建立联系之初就要到电话，可及时打电话沟通；另外根据该次餐饮沙龙经验，合作方Wepac酒吧的光感器识别不了黑底白字的背景，所以PPT需提醒嘉宾可用白底黑字，千万不可黑底白字。
第十二步：技术部需要调试背景图片等一系列修改配合。整个上线和准备过程中，技术部配合很积极和迅速，很感谢技术部支持。前期所有背景板、议程正负面、论坛环节PPT等找侯乃斌，沙龙页面的所有图片上传和丢图片问题找马臣，上线的页面网址找彬哥。
注意事项：设计方面可以试着改变；专业页面上传图片尺寸可均提示下；报名页面和嘉宾后期报道方面页面分开，读者很难找到链接，需活动负责人手动转发链接传播。
第十三步：市场部一系列物料及观众通知准备。活动正式开始前需要给每个参会者发布已报名成功及其他相关议程、地址、时间等信息，建议该事项可以以天为单位，定期给报名者发通知，以免对方接受不到报名成功的确认信息；另外，市场部（陈泓辰）需要对接场地、酒水、制作嘉宾桌卡、主持人手卡、打印议程、准备调试嘉宾发来的PPT、准备翻页器、转化器和电脑（编辑记者带）以及倒计时卡、签到纸笔、易拉宝等。
注意事项：编辑记者需要前期就与市场部主动沟通，一些细节需要自身想到，不可完全撒手不算依赖于他人，编辑记者是活动的总负责人。所以，每个细节都需要自己再重新核对一遍，比如签到单的免费名额补充、PPT的放映拍照实验、签到时间点（观众下午12:30开始签到，嘉宾13:30签到，13:50准时开场热场）等。
第十四步：主持人准备串词和论坛问题。整个活动属于编辑记者自身研究领域在串词和论坛问题上应该都不是大问题，问题是前期可以写一遍甚至在脑子里过无数遍开场白，但现场不可死记硬背，现场发挥考验舞台感和是否怯场。
注意事项：即使是初次主持活动只要准备充足了就会有自信，可在手卡上准备关键词，适时提醒自己，但尽量不要看；主持人的作用是热场，需要把气氛调动起来，这是最需要注意的一个部分，建议可按照每个嘉宾的特色量身订做几个包袱，一旦把气氛调动起来，后面自由发挥也可以发挥的不错。建议找有经验的人取经，最重要的是自己反复练习和想适时的点子，感谢市场部费姐。
三：活动正式开始当天3-5个工作人员
第十五步：在嘉宾和观众朋友群轮番轰炸活动议程和地址。沙龙下午开始，实际上上午11点就出发去场地，该次沙龙由于雨天，导致十一点到场地。到场地前带好签到纸、嘉宾议程、翻页笔、易拉宝、嘉宾台卡、主持人手卡等，这次均有市场部同事负责，编辑记者需要带好自己已清空桌面、以沙龙主题为背景的电脑，里面装有所有现场所需PPT，并放在桌面以“嘉宾出场顺序-嘉宾-企业及title-演讲主题”，比如“1-李双-XX网研究院总监-互联网+下，餐饮行业洞察”。
注意事项：可安排一个不参会的同事盯住嘉宾和观众群随时回答一些基础问题，并在活动开始之前便轮番发送议程。
第十六步：午餐时间至12:30。活动当天的参加同事需要早上吃好，中午基本吃不好，但该次餐饮沙龙除外，除了陈泓辰和我外，其他10个观战同事在被分配好各自任务后去楼下自行就餐，恩，吃得应该还不错。主持人就这个时间最好趴一会，在心中默想一下下午要讲的台词，只准备好开场就好，防止紧张。
注意事项：所有人在约定的12:30前返回到沙龙现场，并摆放桌椅、调试PPT、找位置发微博、整理嘉宾桌卡、摆水和放置面人等。
第十七步：签到环节，我和于东炜需要反省。感谢石砡、鲁红卫、张琳（未在现场也总结，感谢！）、于东炜、马继伟、白文艳、张俊宝的沙龙总结。
签到环节反馈问题最多，我反思一下整个签到流程效果不佳的原因有六个：
一是我未和大家讲透签到环节一些未知问题的处理方法，全权交给了东瓜，这是我的失误，导致现场缴费、签到名单上缺失、私自带人等问题处理没有明确的规定，甚至有人有疑惑（不收钱对缴费观众不公平，缴费现场影响不好，所以凡是找不到名字的都13：50后入场）；
二是，签到处标识不明显，石砡的建议很好可以按照峰会和论坛的环节工作人员穿戴工牌和文化衫；
三是嘉宾有失礼节，这是我的失误，仅在群里和所有嘉宾约好时间，1点钟到1点半轮番打了一圈电话，让嘉宾直接来找我，结果忘记签到处会设卡，当时让人引领到嘉宾席，貌似是没指定具体人，最终嘉宾到场后发现观众未全到场在周围甚至戈壁聊天或休息，直到13:55开场一喊，所有嘉宾到位；
四是签到处人太多，指派有具体工作和没工作的都指明不要在签到处，最后都跑签到处帮忙，人越多越帮倒忙。
五是奔着让大家去餐饮沙龙现场观战的心态去的，交代的任务没事落实到纸上，没有引起大家重视，未各司其职。
六是不可控因素，进进出出。
签到处第二三四五六个问题询问拉群、WIFI、卫生间、茶饮、电话杂音问题：拉群问题不可避免，前期报名观众已经都入群，没有入群的是集体报名者、浑水摸鱼者、现场报名者、甚至未在现场者，当天只能放逐大家进群，不方便大量移除，会前群内100人左右，会后群内到145人，实际到场人数达200人。该问题还是应该对接到个人，但凭群入场不可行。网络、洗手间、茶饮、吃有味道的东西、PPT下载（统一回答不承诺给）、其中一个嘉宾声音小，后面的人看不清PPT等，这些其实都有明显的标识，没办法对接到个人，只能文化衫的工作人员让有需要的观众找到，落实到统一标识的问题。至于电话杂音的问题需要责任负责到个人，是白文艳的问题，虽然仅入职两天就参加沙龙哈。
签到处第六个问题摄影录像问题：该问题在举办沙龙前想过，但由于未太重视就此错过，谈过的视频合作商由于报价太高也错过了，所以导致很遗憾没有留下视频影像资料，照片清晰度也无法和上期旅游的专业设备相比，可以考虑付昊提的公司购置一台专业单反相机。视频合作也要着手做起来，其作用越来越大，且本人上学时主修这块，很期待。
第十八步：按部就班引导主持嘉宾演讲。在此之前嘉宾落座是需要有人招待的，该场沙龙由普哥负责了，以后还是需要彬哥或者其他人陪同，这很重要。这是整个沙龙主要体现的过程，但也只是结果，其所有的体现都与前期的准备息息相关。本次沙龙5个从业者1个投资人，其中只有一个企业广告较多，观众后台骚乱，但很快因为下一个嘉宾扭转了局面。
注意事项：对于拖堂和广告嘉宾，及时提醒，每个嘉宾20-25分钟活动完全没问题，但由于两个嘉宾讲了近40分钟，导致活动由17:00结束拖到17:30结束。
第十九步：搬凳子论坛环节。目前场地只能容下6把凳子，主持人得站在台下，建议以后沙龙以五个嘉宾为妙。
注意事项：该环节还是干货很多的，可以把时间尽可能的留给观众，由于时间关系，我准备的很多问题和游戏卡片都没用上，不过后期把控保证了6个嘉宾都有被问到问题，保证每个嘉宾不尴尬，需要说明的是并未人为导演干涉观众提问问题，而是最后两个在把话筒交出去前问了下其预备提问的嘉宾。
第二十步：谢幕。预告第四期医疗沙龙及XX网主办的923峰会，该效果不明显，观众着急联系嘉宾换名片，可以以二维码或壁贴等方式让观众关注XX网公众账号或活动报名链接，不放弃每一次和用户交流、品牌宣传和获取的机会。当然沙龙过程中，已经植入过一次略长时间的XX网广告。
写在后面
整期沙龙在大家的帮助下举办的已经相当不错，收到的大家的总结多提到沙龙整体棒、成功、高大上、现场把控好、宣传好、人脉好、人数多、主持和冷笑话功力显现等，但只有80分的原因是细节方面的不足，想得不够全面。整个环节新同事们显得很忙，但其实是有些慌乱，一场小沙龙3-5完全可以做的很好，但我们的现场甚至真的出现了同事嬉戏打闹的场景，显得很不专业。
沙龙需要注意的细节主要是前期的校对、现场的签到处、卫生间和WIFI以及茶水的引领环节，越小的地方越需要注意，WIFI恰恰是大家最关心的，主持人在全场前场准备是在家完成的，漏掉了现场的提示大家进沙龙群、手机调静音、以及自取茶水环节，以及在主持上嘉宾与抖包袱时跳跃思维有点大，可以更紧密；在嘉宾方面，需注意活动前提的照片、商量选题及要PPT，中期的接待和后期的安排。
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这不值得炫耀，可以做得更好，但有句话与读者共勉：做事前与有经验者取经可事半功倍；与嘉宾、观众、搭档沟通时多站在对方角度换位思考，会工作的很愉快；说话和沟通是门艺术可能无法一时领悟到精髓，但可以着手现在布局未来；无论到什么时候都不可慌乱，外松内紧，忙而不乱。
